第一条 为了加强黑龙江省东北石油大学教育发展基金会（以下简称基金会）的档案管理，充分发挥档案资料的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》、财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》、国务院令第400号《基金会管理条例》等文件精神，参照《东北石油大学档案管理办法》，结合基金会的实际，制定本办法。
第二条 基金会设立秘书处办公室，负责文书档案资料、会计档案、项目档案的管理。
第三条 基金会指定专人负责档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等档案管理工作。短期保存资料及利用率高的资料保存在相关部门的指定地点，有序存放，方便查找，严防毁损、散失和泄密。
第四条 基金会的文书档案按自然年度归档；项目档案在项目验收合格后3个月内归档；会计档案按会计年度终了后归档。
第五条 文书档案的归档范围包括：上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考价值的各种文件材料。
1、相关部门发来的与基金会有关的决定、条例、规定、批复、转发（含原件）等文件材料，保存期限永久；
2、基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表，保存期限永久或长期；
3、重要会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录，领导讲话材料，保存期限永久或长期；
6、基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等，保存期限永久；
7、其他有保存价值的文件材料，保存期限永久或长期。
1、捐赠单位及个人与基金会签订的捐赠合同、协议书、意向书等，保存期限长期。
2、捐赠项目申报审批材料、项目建设材料、项目验收材、项目评估材料，保存期限永久或长期。
第八条 会计档案的归档范围及保管期限，参照《北京外国语大学会计档案管理办法》执行。
第九条 立卷的原则：遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
第十条 文书档案：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。以问题为主，兼顾其他特征进行组卷，每卷不超过200页(100张)；卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列。
第十一条 会计档案：会计凭证类按会计凭证编号、月份先后次序分装成册；会计账簿类按年度装订成册；财务报告类、其他类按年度归类成册。
第十三条 案卷装订：卷内文件材料去掉金属物，对破坏的文件材料必须修复，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。装订应采用三孔一线装订，做到整齐、牢固、便于保管和利用。
第十四条 档案保管须做到防尘、防潮、防虫、防丢失等安全和保密工作。
第十五条 档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，会计档案、项目档案须经秘书长批准，文书档案须经办公室主任批准，方可查阅。
第十六条 档案利用须经基金会档案管理人员陪同。查阅、摘抄、复印人员应当做到:
第十七条 查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十八条 每年3月底整理造册，将长期和永久保存的档案资料移交东北石油大学档案馆。档案移交须填写《黑龙江省东北石油大学教育基金会档案移交清册》。
第十九条 基金会会同黑龙江省东北石油大学财务处、审计处、档案馆提出销毁意见，编制档案销毁清册，经理事会批准，派专人监销，履行销毁手续。
第二十条 本办法由基金会秘书处负责解释，自印发之日起履行。
